La facturación es fundamental para la economía formal y la relación entre empresas, consumidores y el fisco. En un país donde se combate constantemente la evasión fiscal y otros delitos, la factura en México se ha vuelto un proceso sofisticado y tecnológico que los empresarios deben dominar.
De acuerdo con el Instituto Nacional del Emprendedor (Inadem), la factura electrónica es un documento que ya no requiere papel. Se trata de la versión digital de un comprobante fiscal, emitido a través de internet. Este documento respalda la transacción de compra-venta de un bien o servicio.
Las facturas no son solo un documento de transacción, sino también instrumentos de poder que garantizan derechos, mantienen transparencia y legalidad, y construyen relaciones comerciales sólidas y de confianza con los clientes.
Manejar adecuadamente la facturación puede marcar la diferencia entre el éxito empresarial y el fracaso.
Es por eso que este artículo, está diseñado por COFERS para que conozcas todo sobre cómo dominar el arte de la facturación en México, puede impulsar tu negocio hacia el éxito y mantenerte en el camino correcto con la autoridad fiscal.
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¿Qué es una factura en México?
Es un documento legal que detalla una transacción comercial entre un vendedor y un comprador. En la factura, se especifican los bienes o servicios proporcionados, sus cantidades, precios unitarios, el monto total, así como los impuestos aplicables.
¿Para qué sirve una factura en México?
La factura en México y los Certificados Digitales Fiscales por Internet (CDFIs) tienen múltiples propósitos, entre ellos:
- Para deducir impuestos: si eres una persona física o moral que realiza actividades comerciales, puedes deducir el Impuesto al Valor Agregado (IVA) y otros impuestos con las facturas que recibas.
- Para comprobar gastos: las facturas pueden servir como comprobante de gastos para fines personales o empresariales.
- Para realizar trámites: en algunos casos, puede servir para solicitar un crédito o una devolución de impuestos, te pueden pedir las facturas correspondientes.
- Para llevar un registro de tus compras: las facturas te ayudan a llevar un control de tus gastos y compras.
Los tipos de factura en México
En México, existen diferentes tipos de facturas que se utilizan para distintos propósitos. Cada tipo de factura tiene características y requisitos específicos. Los principales tipos son:
1. Factura electrónica (CFDI)
Es el tipo de factura más común en México, ya que nadie puede emitir una factura que no sea del tipo electrónica. Se emite en formato digital y debe cumplir con los requisitos establecidos por el Servicio de Administración Tributaria (SAT). La factura electrónica se puede generar mediante un programa de facturación electrónica y se envía al cliente por correo electrónico.
Tipos de CFDI
CFDI tipo “I” o CFDI de Ingreso: Se utiliza para registrar la venta de bienes o servicios.
Tipo “E” o CFDI de Egreso: Se utiliza para registrar la compra de bienes o servicios.
CFDI tipo “T” o CFDI de Traslado: Se utiliza para amparar el traslado de bienes dentro del territorio nacional.
Tipo “N” o CFDI de Nómina: Se utiliza para registrar el pago de nóminas a los trabajadores.
CFDI tipo “P” o CFDI de Recepción de Pagos: Se utiliza para registrar el pago de una factura.
De Retenciones e Información de Pagos: Se utiliza para informar al SAT sobre las retenciones de impuestos que se han realizado a terceros.
2. Factura física
Es una factura impresa en papel que también cumple con los requisitos del SAT. Se utiliza en casos excepcionales cuando no es posible emitir una factura electrónica.
3. Factura proforma
Es un documento que se utiliza para ofrecer un precio estimado por la venta de bienes o servicios. No es una factura válida para fines fiscales.
4. Factura rectificativa
Es una factura que se emite para corregir errores en una factura anterior. Se debe emitir una factura rectificativa por cada factura que se necesite corregir.
5. Factura recapitulativa
Es una factura que resume varias operaciones realizadas con un mismo cliente en un período de tiempo determinado. Se utiliza para simplificar la contabilidad y el cumplimiento de las obligaciones fiscales.
6. El carta porte
Es un documento necesario al transportar mercancías por tierra, aire o mar. Es obligatoria si la carga viaja más de 30 km en carreteras federales, y si se transporta en un camión tipo C2 (con 2 ejes y 6 llantas) o más grande.
7. Factura simplificada
En ciertos casos particulares, se emplea este tipo de factura que no incluye todos los detalles típicos de una factura regular. Se utiliza principalmente en transacciones de menor cuantía o cuando el receptor no requiere una factura completa por motivos administrativos o contables.
8. Factura por honorarios
La factura por honorarios es un documento que los profesionales independientes, como abogados, médicos, contadores, consultores, entre otros, utilizan para cobrar los servicios que brindan a sus clientes.
9. Factura de arrendamiento
El recibo de arrendamiento es un documento que el arrendador emite para confirmar que el arrendatario ha realizado el pago de la renta de un inmueble.
10. Factura de venta (comprobante de ingreso)
Es el documento fiscal que emites cuando vendes un bien o prestas un servicio. Representa un ingreso para tu negocio y debe incluir detalles de la transacción, incluyendo el monto cobrado y los impuestos aplicables.
11. Factura de compra (comprobante de egreso)
Es el documento fiscal que recibes cuando compras un bien o servicio. Representa un gasto para tu negocio y te sirve para respaldar tus deducciones fiscales. En México, técnicamente no existe una “factura de compra”, sino que recibes una factura de venta emitida por tu proveedor.
Cada uno de estos tipos de facturas tiene su propio formato y requisitos específicos establecidos por el SAT, y es importante que te asegures de cumplir con todos ellos para mantener tu contabilidad en orden y evitar problemas fiscales.
Si necesitas una e.Firma, aquí te contamos que es la firma Electrónica en México: para qué se usa, cómo se solicita y lo que debes saber.
¿Qué es facturación electrónica en México?
La facturación electrónica SAT es el proceso de emitir y recibir facturas en formato digital, a través de un sistema electrónico que cumple con los requisitos establecidos por el Servicio de Administración Tributaria (SAT).
Según e.Economia, el CFDI es un documento que respalda ante el SAT las transacciones realizadas por personas físicas y morales, por lo que es fundamental al iniciar las operaciones de una empresa.
A diferencia de otros países, las leyes fiscales en México establecen que es obligatoria la facturación electrónica. Debe cumplir con los requisitos establecidos por el Servicio de Administración Tributaria (SAT) para ser válida. Además, necesita ser autenticada con un Sello Digital emitido por el SAT.
¿Quién está obligado a expedir factura electrónica en México?
Tal como señala gob.mx, a partir del 1 de enero de 2014, todos los contribuyentes estarán obligados a utilizar la Factura Electrónica, independientemente del monto de sus ingresos o del tipo de actividad que realicen. Específicamente, debes emitir facturas electrónicas si:
- Eres una persona física o moral que realiza actividades económicas.
- Vendes bienes o prestas algún servicio.
- Recibes pagos por tus actividades comerciales o profesionales.
- Realizas retenciones de impuestos.
- Pagas nóminas a tus empleados.
Es importante que tengas en cuenta que ya no son válidas las facturas impresas con código de barras ni los Comprobantes Fiscales Digitales (CFD) que se generaban antes de 2011.
La regla general es que si estás generando ingresos a través de un negocio en México y estás registrado ante el SAT, debes expedir facturas electrónicas. Esta es una forma de mantener todo transparente para el SAT y poder calcular correctamente los impuestos.
¿Qué son los CFDI?
Los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet, o CFDI, son facturas electrónicas que se utilizan en México para acreditar la compra de bienes o servicios. Son un tipo de comprobante fiscal obligatorio que debe ser emitido por el vendedor o prestador del servicio al comprador o cliente.
¿Qué características tienen los CFDI?
El Comprobante fiscal digital por internet debe cumplir con ciertos requisitos establecidos por el Servicio de Administración Tributaria (SAT) de México. Estos requisitos incluyen:
- Formato XML: los CFDI deben estar en formato XML, un lenguaje de marcado que permite estructurar la información de manera organizada y legible.
- Sello digital: requiere que estén firmados con un sello digital, que garantiza la autenticidad e integridad del documento.
- Datos fiscales: es necesario que incluyan los datos fiscales del emisor y del receptor, así como la información sobre los productos o servicios comprados, el precio, los impuestos y la forma de pago.
- Timbre fiscal: los CFDI deben contar con un timbre fiscal, que es un código único que genera el SAT para cada factura.
Elementos o partes de una factura electrónica 4.0
Según información del SAT, estos son los elementos necesarios para que una factura sea válida:
- Datos del Emisor: Nombre, RFC, domicilio fiscal.
- Datos del Receptor: Nombre, RFC, domicilio fiscal.
- Número de Folio y Serie: Identificación única de la factura.
- Fecha y Hora de Emisión: Momento en que se emite la factura.
- Descripción de los Bienes o Servicios: Detalles de los productos o servicios vendidos.
- Cantidad y Precio Unitario: Número de unidades y precio por unidad.
- Subtotal: Suma de los precios antes de impuestos.
- Impuestos: Detalle del IVA y otros impuestos aplicables.
- Total: Monto total a pagar, incluyendo impuestos.
- Método de Pago: Forma en que se realizará el pago (efectivo, transferencia, etc.).
- Certificación del SAT: Sello digital y folio fiscal asignado por el SAT.
Usar CFDI tiene varios beneficios, como facilitar la contabilidad, mejorar la transparencia en las transacciones y asegurar el cumplimiento de las regulaciones fiscales.
Así como la factura es el instrumento que prueba una transacción comercial entre dos partes, el pagaré es el documento de crédito básico para documentar una deuda, aquí todo lo que debes conocer sobre el Pagaré en México.
¿Cómo facturar según el SAT?
Según el artículo 29 del Código Fiscal de la Federación, en México todos los contribuyentes tienen la obligación de generar comprobantes fiscales. Por lo tanto, es importante conocer cómo realizarlos correctamente, incluyendo la información necesaria para evitar errores ante el SAT.
Para facturar según el SAT, debes seguir estos pasos:
Paso 1. Obtener tu Firma Electrónica (e.firma)
Este es el primer paso, y lo haces en las oficinas del SAT. La e.firma te permite realizar trámites fiscales de manera segura. Para obtener la e.firma debes solicitar una cita online. Para realizar este trámite, visita la página web del SAT.
Paso 2. Solicitar tu Certificado de Sello Digital (CSD)
Con tu e.firma, solicitas el CSD a través del portal del SAT. Este certificado es necesario para firmar digitalmente tus facturas electrónicas. Para hacer la solicitud del CSD, ingresa al portal del SAT y sigue las instrucciones.
Paso 3. Genera un CFDI en el SAT
Ingresa al portal del SAT y haz clic en la cinta superior donde dice “Factura electrónica”. Haz clic en el submenú que se despliega y elige la opción “Servicio de facturación CFDI 4.0”. Esta opción estará disponible tanto en el perfil de empresas como en el de personas.
Se abrirá una nueva ventana, donde se te va a solicitar que ingreses tu RFC y una contraseña. Resuelve el captcha y luego haz clic en enviar.
También puedes escoger la opción de ingresar con e.firma. En este caso el sistema te redirigirá a una nueva ventana, donde tendrás que ubicar tu Certificado (.cer), la Clave privada (.key) y tu contraseña. Haz clic en enviar.
Paso 4. Ingresa los datos para el CFDI
Una vez enviada la información, el sistema precarga la factura y aparecerá en pantalla para ser llenada. En la primera parte encontrarás el “Comprobante” donde aparece la información fiscal que le suministraste al SAT, así como el tipo de factura, la forma y el método de pago. Esta información puede ser modificado en caso de ser necesario.
En el centro del comprobante encontrarás los “Datos generales”. Allí seleccionas el tipo de moneda, en este caso, pesos mexicanos y se inhabilitará la opción “Tipo de cambio”. Ten en cuenta que puedes escoger otro tipo de moneda. También tienes la opción de indicar la “Serie” y/o el “Folio” para llevar un control de tus facturas.
El siguiente paso es llenar los “Datos del cliente”. Selecciona si es nuevo o frecuente y rellena los campos requeridos, como el RFC, el nombre o razón social, código postal, régimen fiscal y uso de la factura.
Luego debes llenar los campos correspondientes al producto o servicio, indicando la descripción detallada, el nombre del producto, el valor del mismo, entre otros.
Si el producto o servicio está sujeto a impuestos, debes indicarlo rellenado los campos requeridos
Verifica que toda la información suministrada sea la correcta y haz clic en “Guardar” y el sistema te redirigirá a la ventana de agregar otros productos o servicios en caso de ser necesario. Si necesitas anular la factura, puedes seleccionar la opción “Cancelar”.
En caso de la venta de productos importados por tu empresa, deberás hacer clic en “Agregar pedimento”. Debes hacer la captura del número generado, y luego en “Guardar”.
Paso 5. Genera tu versión de factura impresa
Si quieres ver una vista preliminar de la factura, haz clic en “Vista previa” y el sistema te mostrará una versión en PDF
Para identificar la factura, haz clic en “Mi factura”. Se abrirá un cuadro de diálogo, en el que te permitirá poner un nombre o código, según tu elección y selecciona “Guardar”.
Después de verificar que todo esté correcto, haz clic en “Sellar” para que se genere la factura SAT en formato PDF y XML. Descarga ambos formatos y envíalos a tu cliente.
Si quieres repasar todo este proceso sobre como generar una factura en México bajo parámetros del SAT versión 4.0, te dejamos el enlace al vídeo explicativo del canal de YouTube del Servicio de Administración Tributaria:
Paso Opcional. Elegir un proveedor de software de facturación
Si hacer todo este procedimiento te parece engorroso, tienes la opción de elegir un software autorizado por el SAT para generar tus CFDI. Hay muchas opciones disponibles, tanto gratuitas como de pago.
Recuerda que la facturación electrónica es fundamental para respaldar tus operaciones comerciales y cumplir con las regulaciones fiscales. Si realizas todo el procedimiento tal como te lo hemos explicado, asegura que tus facturas cumplen con todos los requisitos legales y fiscales establecidos por el SAT.
Diferencias entre la facturación de una persona moral y una física
Aunque el proceso de facturación es similar para personas morales y físicas en México, existen algunas diferencias importantes que debes tener en cuenta:
| Aspecto | Persona Moral | Persona Física |
| Naturaleza del Contribuyente | Entidad jurídica formada por varias personas físicas o morales. | Individuo que realiza actividades económicas. |
| Registro Federal de Contribuyentes (RFC) | Incluye una clave que identifica a la entidad como empresa o corporación. | Tu RFC es personal y único, vinculado a tu identidad. |
| Obligaciones Fiscales | Declaraciones fiscales mensuales y anuales, obligaciones específicas según el régimen fiscal. | Obligaciones pueden ser mensuales, bimestrales o anuales, según tu régimen fiscal. |
| Uso de CFDI | Obligada a emitir CFDI por todas las operaciones, con sistemas y procesos contables más robustos. | Obligada a emitir CFDI por tus operaciones, con requisitos más simples. |
| Contabilidad | Contabilidad formal y detallada, con libros contables, estados financieros y auditorías si aplica. | Contabilidad más sencilla, con registros claros de ingresos y gastos. |
| Declaraciones y Pagos de Impuestos | Declaraciones detalladas y complejas, incluyendo IVA, ISR, y retenciones, con más deducciones y créditos fiscales. | Declaraciones más simples, presentando declaraciones y pagos de IVA, ISR, y retenciones si corresponde. |
| Facturación | Sistemas de facturación más avanzados, integrados con otros sistemas de gestión empresarial. | Soluciones de facturación más simples, incluso opciones gratuitas proporcionadas por el SAT. |
La principal diferencia en la facturación electrónica entre personas físicas y factura persona moral radica en la obligatoriedad y algunos requisitos específicos de los CFDI. Es recomendable consultar los lineamientos del SAT y utilizar las herramientas disponibles para cumplir de manera adecuada con tus obligaciones fiscales.
¿Qué es el ciclo de facturación de una empresa?
Es el proceso completo que involucra la emisión, recepción y pago de facturas. Este ciclo se inicia con la generación de una necesidad de compra o venta y finaliza con el cobro efectivo de la factura. Los aspectos de este ciclo son:
| Etapa | Descripción |
| 1. Generación de la Orden de Venta | Creas una orden de venta una vez que recibes un pedido de un cliente. Esta orden detalla los productos o servicios solicitados, precios, cantidades y términos de la venta. |
| 2. Entrega del Producto o Servicio | Realizas la entrega de los productos o la prestación del servicio según lo acordado en la orden de venta. Aseguras que el cliente reciba lo solicitado en tiempo y forma. |
| 3. Generación de la Factura Electrónica (CFDI) | Utilizas un software autorizado por el SAT para generar el CFDI. Incluyes todos los datos requeridos como descripción de bienes o servicios, precios, impuestos aplicables, y los datos del cliente y de tu empresa. Envías el CFDI al PAC para su certificación. |
| 4. Registro en la Contabilidad | Registras la factura emitida en tus libros contables. Este registro incluye todos los detalles de la transacción, lo que te permite mantener un control adecuado de tus ingresos. |
| 5. Gestión de Cuentas por Cobrar | Monitoreas las cuentas por cobrar para asegurar que recibas el pago de tus clientes a tiempo. Realizas seguimiento a los clientes con facturas pendientes y gestionas recordatorios de pago si es necesario. |
| 6. Conciliación y Reportes | Realizas la conciliación de tus registros contables con los estados de cuenta bancarios para asegurar que todos los pagos recibidos y emitidos coinciden. Generas reportes financieros y fiscales para el análisis interno y para cumplir con las obligaciones fiscales ante el SAT. |
Este ciclo se repite para cada venta que realices. Siguiendo este ciclo, puedes mantener un control adecuado de tus ingresos y gastos, y asegurar que tu empresa cumpla con todas las obligaciones fiscales en México.
Obligaciones en la facturación como empresario
Como empresario en México, estás sujeto a una serie de obligaciones fiscales en materia de facturación electrónica. Estas obligaciones tienen como objetivo garantizar la transparencia de las operaciones comerciales, facilitar la recaudación de impuestos y combatir la evasión fiscal.
Como empresario que realiza negocios en México, tienes una serie de obligaciones relacionadas con la facturación. Algunas de ellas son:
- Emitir Comprobantes Fiscales Digitales por Internet por cada venta o servicio que realices.
- Solicitar y mantener al día tu Certificado de Sello Digital (CSD) y tu e.Frma.
- Conservar una copia de todas las facturas electrónicas que emitas y recibas durante al menos cinco años, ya que el SAT puede solicitarlas para fines de auditoría.
- Llevar tu contabilidad y mantén un registro adecuado de tus transacciones y operaciones financieras.
- Con base en las facturas emitidas y recibidas, debes calcular, declarar y pagar los impuestos correspondientes (IVA, ISR, etc.) de manera mensual y anual, según aplique a tu régimen fiscal.
- Estás obligado a generar complementos de pago cuando recibes pagos diferidos o parciales.
- Debes comprobar la validez de las facturas que recibes de tus proveedores.
Cumplir con estas obligaciones no solo te mantiene en regla con las leyes fiscales, sino que también te ayuda a llevar un control adecuado de tus operaciones financieras y a evitar sanciones por parte del SAT.
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La factura en México, primeros pasos – Pensamiento Final
Dominar los procesos inherentes a la factura en México, y específicamente la facturación electrónica, es fundamental para el éxito y la legalidad de tu negocio.
Desde la generación de tus primeros CFDI hasta la correcta gestión de tus ingresos y egresos, cada paso en la facturación es crucial para mantener la transparencia y el control financiero.
Recuerda que la facturación electrónica es más que un requisito legal; es una herramienta poderosa para el control de tus finanzas y la toma de decisiones informadas. Al implementar buenas prácticas de facturación, estarás construyendo una base sólida para el crecimiento y la prosperidad de tu negocio.
Ahora es el momento de pasar a la acción. Implementa lo que has aprendido, revisa tus procesos actuales y recuerda que puedes confiar en COFERS para darte el soporte y la orientación que necesitas.
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