Mantener el control de ingresos y egresos de tu negocio es fundamental para determinar si todo está funcionando correctamente.
Implementar esta acción de manera eficiente implica apoyarte en todas las herramientas que te faciliten el trabajo y que principalmente se ajusten a las necesidades de tu pyme o gran empresa.
Como información interesante, según nota de prensa del diario Milenio entre 2021 y 2023 la tasa de natalidad de PYMES en México creció en un 41.4 %, marcando una clara recuperación del sector empresarial, tras el impacto del Covid-19.
Lo lamentable, es que 1 de cada 4 de estos emprendimientos no lleva un control de ingresos y egresos, menos aún contrata los servicios de un contador y no mantiene reportes de contabilidad formal, según data del INEGI publicada en sus redes sociales.
El hecho es que independientemente del tamaño de tu negocio, gestionarlo financieramente es una tarea más que necesaria.
Por esta razón, a continuación, aprenderás cómo llevar el control de los ingresos y egresos aprovechando al máximo tus recursos.
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¿Qué son los ingresos de una empresa?
Los ingresos son una métrica financiera que refleja la cantidad total de dinero que genera una empresa a través de sus operaciones principales. Sirven para analizar y determinar la solidez financiera de una empresa solo al momento de generar ventas.
Entre los principales tipos de ingresos, se encuentran:
Brutos: ingresos totales registrados antes de deducir los egresos.
Netos: son los que quedan después de las deducciones (cuando se restan impuestos, intereses, descuentos, tasas, entre otros). A partir de estos se puede evaluar la rentabilidad de la empresa.
¿Qué son los egresos de una empresa?
Por otro lado, los egresos son el costo operativo en el que incurre una empresa para generar sus ingresos financieros. Es decir, las salidas de efectivo que se invierten para obtener algo.
Los egresos disminuyen considerablemente el capital de la empresa, por ende, hay que llevar un control exhaustivo. A mayores egresos, más ingresos tendrás que generar para mantener la continuidad operativa.
Entre los tipos de gastos más comunes se tienen:
Fijos: son aquellos que deben pagarse constantemente pueden variar ligeramente, o permanecer iguales. No se ven afectados por la actividad de la empresa o producción. Incluyen Pagos de alquiler o hipotecas, primas de seguros, salarios entre otros.
Variables: asociados a las actividades comerciales que realiza la empresa. Pueden aumentar o disminuir porque dependen de factores externos. (Cuánto produce o cuánto vende).Abarca materias primas, factura de servicios públicos, comisiones de ventas, costos de publicidad y más).
Esta información puede ayudarte a predecir cómo los cambios en la producción o las ventas afectarán el control de tus costos financieros.
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¿Cómo llevar el control de ingresos y egresos en la empresa?
Según la firma nacional de contabilidad Despacho Contable:
“Las estrategias que optimicen la gestión financiera de una empresa serán de gran utilidad al momento de manejar tu data y tomar decisiones estratégicas a medida que tu negocio va creciendo”.
Por esta razón, te describiremos algunos consejos prácticos que no pueden faltar para que puedas administrar tus finanzas desde el primer día.
1. Todo comienza con la planificación
Es importante establecer una planificación financiera cuidadosa y detallada. Este proceso implica el establecimiento de metas financieras para tu empresa en el corto y mediano plazo.
Para ello debes analizar los históricos de datos financieros, evaluar las condiciones del mercado, proyectar como podrían fluctuar los ingresos a futuro, cuáles serían tus costos estimados.
Reserva capital de fuentes de ingresos adicionales para gastos financieros inesperados, identifica los posibles riesgos que podrían impactar en tus planes, entre otros aspectos de interés.
Lo importante es diseñar e implementar las estrategias adecuadas para garantizar la sostenibilidad de tu negocio.
2. Aprende a interpretar tu flujo de caja
El flujo de caja es un componente esencial que debes monitorear constantemente para no perjudicar el potencial crecimiento de tu negocio. Representa la cantidad de dinero que entra y sale en un momento dado y que siempre debe ser registrada.
Éstas son algunas buenas prácticas para un manejo óptimo del flujo de efectivo:
- Implementa controles integrales más sólidos y desarrolla una cultura consciente dentro de la organización.
2. Establece pautas de gastos de administración y gastos de ventas; asigna presupuestos por mes, a cada departamento, controla tu stock de inventario, monitorea tus cuentas por cobrar, reduce los gastos al mínimo.
3. Clasifica a tus proveedores, define las categorías de tus productos y/o servicios para que se adapten a las necesidades de tu negocio, que todo el proceso sea visible y transparente.
De esta manera, garantizas que la empresa cuenta con suficiente solvencia económica para seguir ejecutando sus actividades y pueda cumplir con sus compromisos de pago.
Y ahora que estamos tocando este tema, lee un poco más sobre las dificultades de caja en las empresas de México: Cómo mejorar la gestión de caja.
3. Elige una herramienta para registrar tus movimientos financieros
Puedes utilizar diferentes herramientas para realizar un seguimiento efectivo de los recursos de tu negocio: desde la plantilla de ingresos y egresos en Excel, servicios de outsourcing contable, o un sistema de contabilidad o una integración tipo ERP.
Estos últimos son una excelente opción digital, cuando se trata de automatizar los procesos y disminuir errores humanos.
En México hay un importante abanico de empresas y herramientas que te ofrece software de facturas, administración, contabilidad y remuneraciones.
En materia de gestión de tesorería COFERS es tu aliado.
4. Busca asesoría de profesionales
Los expertos financieros, como contadores o asesores, cuentan con los conocimientos y la experiencia para brindarte la orientación necesaria que va más allá de la gestión empresarial cotidiana.
Están en la capacidad de comprender asuntos financieros complejos, ofrecer estrategias para la planificación fiscal, la inversión y mantenerte al día con las regulaciones fiscales.
¿Sabías que el pagaré es el documento de crédito casi universal para documentar una deuda? Aquí todo lo que debes conocer sobre el pagaré en México.
5. Maneja la trazabilidad de tus ingresos y egresos con revisiones periódicas
Si ya elegiste un método para registrar tus ingresos y egresos, lo más conveniente es llevar una revisión periódica, detallada y actualizada para evitar inconsistencias, errores u omisiones en la data que manejas.
Esto te permitirá trabajar de una manera más organizada, además de corroborar que todo está funcionando correctamente. Recuerda ir mejorando tus estrategias a medida que tu negocio se desarrolla.
6. Diseña e implementa indicadores claves de desempeño (KPIs)
Elaborar y monitorear los indicadores KPI de tu empresa son claves para analizar el desempeño, ya que podrás detectar rápidamente tendencias, tanto positivas como negativas.
Estos proporcionan datos críticos sobre cómo están funcionando los procesos, además de generar alertas para identificar qué áreas requieren atención o mejoras, evitando riesgos.
La idea es calcularlos adecuadamente y analizar la información que realmente necesitas para tomar las decisiones correctas.
Tanto como tu huella dactilar, la firma electrónica es una herramienta fundamental. Ten claro para qué se usa la firma electrónica en México y cómo solicitarla.
Control de ingresos y egresos, importancia y cómo llevarlo – Conclusión
El camino hacia el éxito financiero es continuo. Una gestión financiera adecuada no se trata solo de llevar un registro del dinero que entra y sale.
Implica entender y supervisar todos los aspectos de las finanzas y sus estrategias, resolver problemas actuales, y también prepararse para las oportunidades y los desafíos futuros.
Si como organización buscas una solución efectiva que te permita tener bajo control tus recursos financieros asegurándote que todo funcione de manera óptima, la empresa COFERS se compromete a brindarte el apoyo durante este proceso.
Sus servicios de automatización en cuanto al flujo de caja, tesorería con IA y facturación electrónica en México, están diseñados especialmente para adaptarse a las necesidades de tu empresa.
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El control de ingresos y gastos de una empresa requiere de una planificación cuidadosa, atención a los detalles y de la implementación y cumplimiento de las mejores prácticas contables. Enfócate en tomar decisiones financieras razonables basadas en hechos.
