DPA
Términos del encargo de tratamiento de datos personales
Objeto del encargo del tratamiento
Mediante las presentes cláusulas se habilita, al encargado de tratamiento, para tratar por cuenta del responsable de tratamiento, los datos de carácter personal necesarios para prestar el servicio contratado.
El tratamiento consistirá en la Prestación de servicios de Software as a Service (Saas) en los términos descritos en el Acuerdo.
Las operaciones de tratamiento autorizadas serán las estrictamente necesarias para alcanzar la finalidad del encargo incluyendo, si se precisa, la recogida, registro, estructuración, modificación, conservación, extracción, consulta, comunicación por transmisión, difusión, interconexión, cotejo, limitación, supresión y destrucción de datos.
Identificación de la información afectada
Categoría de interesados cuyos datos personales se tratan: Datos bancarios, financieros y contables de la sociedad del CLIENTE y de sus empleados.
Finalidades: La prestación al CLIENTE del acceso a la Plataforma Cofers, que le permitirá ejecutar el Acuerdo Explicadas en el objeto del contrato principal (servicios desarrollados por COFERS al cliente)
Categorías de datos: Datos personales básicos de algunos trabajadores del CLIENTE (nombre, apellidos, correo electrónico, número de teléfono).
Datos económicos, contables y financieros (datos bancarios), así como cualquier otro tipo de dato incorporado por el CLIENTE en la Plataforma Cofers.
Duración
El presente acuerdo durará mientras subsista la relación contractual. Una vez finalice el presente contrato, el encargado del tratamiento debe devolver al responsable o transmitir a otro encargado que designe el responsable los datos personales, y suprimir cualquier copia que esté en su poder. No obstante podrá mantener bloqueados los datos para atender posibles responsabilidades administrativas o jurisdiccionales.
Obligaciones del encargado del tratamiento
El encargado del tratamiento y todo su personal se obliga a:
a. Utilizar los datos personales objeto de tratamiento, o los que recoja para su inclusión, sólo para la finalidad objeto de este encargo. En ningún caso podrá utilizar los datos para fines propios.
b. Tratar los datos de acuerdo con las instrucciones del responsable del tratamiento. Si el encargado del tratamiento considera que alguna de las instrucciones infringe la Normativa en materia de protección de datos el encargado informará inmediatamente al responsable.
c. Llevar, por escrito, un registro de todas las categorías de actividades de tratamiento efectuadas por cuenta del responsable (cuando proceda), que contenga:
1. El nombre y los datos de contacto del encargado y de cada responsable por cuenta del cual actúe el encargado y, en su caso, de sendos representantes y del delegado de protección de datos (si procede).
2. Las categorías de tratamientos efectuados por cuenta de cada responsable.
3.Las transferencias de datos personales, si se dan, a un tercer país u organización internacional, incluida la identificación de dicho tercer país u organización internacional y, en el caso de las transferencias indicadas en el capítulo 5 de la LFPDPPP, la documentación de garantías adecuadas.
4. Una descripción general de las medidas técnicas y organizativas de seguridad relativas a:
I. La pseudonimización y el cifrado de datos personales.
II. La capacidad de garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia permanentes de los sistemas y servicios de tratamiento.
III. La capacidad de restaurar la disponibilidad y el acceso a los datos personales de forma rápida, en caso de incidente físico o técnico.
IV. El proceso de verificación, evaluación y valoración regulares de la eficacia de las medidas técnicas y organizativas para garantizar la seguridad del tratamiento.
d. No comunicar los datos a terceras personas, salvo que cuente con la autorización expresa del responsable del tratamiento, en los supuestos legalmente admisibles.
El encargado puede comunicar los datos a otros encargados del tratamiento del mismo responsable, de acuerdo con las instrucciones del responsable. En este caso, el responsable identificará, de forma previa y por escrito, la entidad a la que se deben comunicar los datos, los datos a comunicar y las medidas de seguridad a aplicar para proceder a la comunicación.
Si el encargado debe transferir datos personales a un tercer país o a una organización internacional, informará al responsable de esa exigencia legal de manera previa, salvo que tal Derecho lo prohíba por razones importantes de interés público.
e. No se podrá subcontratar ninguna de las prestaciones que formen parte del objeto de este contrato que comporte el tratamiento de datos personales, salvo los servicios auxiliares necesarios para el normal funcionamiento de los servicios del encargado como Google Cloud EMEA Limited, Functional Software Inc. (Sentry), SATWS TECHNOLOGIES, S.A.P.I. de C.V. y Twilio Sendgrid. Si fuera necesario subcontratar algún tratamiento adicional, este hecho se deberá comunicar previamente y por escrito al responsable, con una antelación de un mes, indicando los tratamientos que se pretende subcontratar e identificando de forma clara e inequívoca la empresa subcontratista y sus datos de contacto. La subcontratación podrá llevarse a cabo si el responsable no manifiesta su oposición en el plazo establecido.
El subcontratista, que también tendrá la condición de encargado del tratamiento, está obligado igualmente a cumplir las obligaciones establecidas en este documento para el encargado del tratamiento y las instrucciones que dicte el responsable. Corresponde al encargado inicial regular la nueva relación de forma que el nuevo encargado quede sujeto a las mismas condiciones (instrucciones, obligaciones, medidas de seguridad…) y con los mismos requisitos formales que él, en lo referente al adecuado tratamiento de los datos personales y a la garantía de los derechos de las personas afectadas. En el caso de incumplimiento por parte del subencargado, el encargado inicial seguirá siendo plenamente responsable ante el responsable en lo referente al cumplimiento de las obligaciones.
f. Mantener el deber de secreto respecto a los datos de carácter personal a los que haya tenido acceso en virtud del presente encargo, incluso después de que finalice su objeto.
g. Garantizar que las personas autorizadas para tratar datos personales se comprometan, de forma expresa y por escrito, a respetar la confidencialidad y a cumplir las medidas de seguridad correspondientes, de las que hay que informarles convenientemente.
h. Mantener a disposición del responsable la documentación acreditativa del cumplimiento de la obligación establecida en el apartado anterior.
i. Garantizar la formación necesaria en materia de protección de datos personales de las personas autorizadas para tratar datos personales.
j. Cuando las personas afectadas ejerzan los derechos de acceso, rectificación, supresión y oposición, limitación del tratamiento, portabilidad de datos y a no ser objeto de decisiones individualizadas automatizadas ante el encargado de tratamiento, éste debe comunicarlo por correo electrónico a la dirección que indique el responsable de tratamiento. La comunicación debe hacerse de forma inmediata y en ningún caso más allá del día laborable siguiente al de la recepción de la solicitud, juntamente, en su caso, con otras informaciones que puedan ser relevantes para resolver la solicitud.
k. El encargado del tratamiento notificará al responsable del tratamiento, sin dilación indebida, y en cualquier caso en un plazo de 48 horas y a través de correo electrónico correspondiente, las violaciones de la seguridad de los datos personales a su cargo de las que tenga conocimiento, juntamente con toda la información relevante para la documentación y comunicación de la incidencia.
No será necesaria la notificación cuando sea improbable que dicha violación de la seguridad constituya un riesgo para los derechos y las libertades de las personas físicas.
Si se dispone de ella se facilitará, como mínimo, la información siguiente:
1. Descripción de la naturaleza de la violación de la seguridad de los datos personales, inclusive, cuando sea posible, las categorías y el número aproximado de interesados afectados, y las categorías y el número aproximado de registros de datos personales afectados.
2. El nombre y los datos de contacto del delegado de protección de datos o de otro punto de contacto en el que pueda obtenerse más información.
3. Descripción de las posibles consecuencias de la violación de la seguridad de los datos personales.
4. Descripción de las medidas adoptadas o propuestas para poner remedio a la violación de la seguridad de los datos personales, incluyendo, si procede, las medidas adoptadas para mitigar los posibles efectos negativos.
Si no es posible facilitar la información simultáneamente, y en la medida en que no lo sea, la información se facilitará de manera gradual sin dilación indebida.
Corresponde al encargado del tratamiento, a petición del responsable de tratamiento, comunicar las violaciones de la seguridad de los datos a la Autoridad de Protección de Datos y en caso de que corresponda, a los interesados.
La comunicación contendrá, como mínimo, la información siguiente:
1. Descripción de la naturaleza de la violación de la seguridad de los datos personales, inclusive, cuando sea posible, las categorías y el número aproximado de interesados afectados, y las categorías y el número aproximado de registros de datos personales afectados.
2. Nombre y datos de contacto del delegado de protección de datos o de otro punto de contacto en el que pueda obtenerse más información.
3. Descripción de las posibles consecuencias de la violación de la seguridad de los datos personales.
4. Descripción de las medidas adoptadas o propuestas para poner remedio a la violación de la seguridad de los datos personales, incluyendo, si procede, las medidas adoptadas para mitigar los posibles efectos negativos.
Si no es posible facilitar la información simultáneamente, y en la medida en que no lo sea, la información se facilitará de manera gradual sin dilación indebida.
l. Dar apoyo al responsable del tratamiento en la realización de las evaluaciones de impacto relativas a la protección de datos, cuando proceda.
m. Dar apoyo al responsable del tratamiento en la realización de las consultas previas a la autoridad de control cuando proceda.
n. Poner a disposición del responsable toda la información necesaria para demostrar el cumplimiento de sus obligaciones, así como para la realización de las auditorías o las inspecciones que realicen el responsable u otro auditor autorizado por él.
o. Implantar las medidas de seguridad técnicas y organizativas necesarias para garantizar la seguridad de los datos tratados.
En todo caso, deberá implantar mecanismos para:
1. Garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia permanentes de los sistemas y servicios de tratamiento.
2. Restaurar la disponibilidad y el acceso a los datos personales de forma rápida, en caso de incidente físico o técnico.
3. Verificar, evaluar y valorar, de forma regular, la eficacia de las medidas técnicas y organizativas implantadas para garantizar la seguridad del tratamiento.
4. Pseudonimizar y cifrar los datos personales, en su caso.
p. Designar un delegado de protección de datos y comunicar su identidad y datos de contacto al responsable, en caso de que proceda.
q. En el caso de que finalice la prestación del servicio, respecto a los datos, el encargado deberá: Devolver al RESPONSABLE los datos de carácter personal y, si procede, los soportes donde consten, una vez cumplida la prestación, conforme y según las normas sectoriales de aplicación. El ENCARGADO puede conservar una copia, con los datos debidamente bloqueados, mientras puedan derivarse responsabilidades de la ejecución de la prestación.
Obligaciones del responsable del tratamiento
Corresponde al responsable del tratamiento:
a. Entregar al encargado los datos a los que se refiere la cláusula 2 de este documento.
b. Realizar un análisis de los posibles riesgos derivados del tratamiento para determinar las medidas de seguridad apropiadas para garantizar la seguridad de la información tratada y los derechos y libertades de los interesados y, si se determinara que existen riesgos, realizar una evaluación de impacto para que se proceda a la implementación de medidas adecuadas para evitarlos o mitigarlos.
c. Realizar las consultas previas que corresponda.
d. Velar, de forma previa y durante todo el tratamiento, por el cumplimiento de la LFPDPPP por parte del encargado.
e. Supervisar el tratamiento, incluida la realización de inspecciones y auditorías.
Legislación aplicable
Ambas partes renuncian expresamente al fuero que por ley pudiera corresponderles, sometiéndose a la jurisdicción de los Juzgados y Tribunales de la Ciudad de México, para la resolución de las controversias que surjan con motivo de la interpretación o ejecución de este contrato.
Y para que así conste, en prueba de conformidad y aceptación del contenido de este escrito, ambas partes lo firman por duplicado y a un solo efecto en la fecha y lugar indicados en el encabezamiento.