El inicio de un nuevo año siempre trae consigo metas frescas, retos emocionantes y, por supuesto, la necesidad de una planeación de presupuestos con estrategia. Si tienes una pyme, sabes que el éxito no es cuestión de suerte; es el resultado de decisiones bien pensadas.
De acuerdo con la UNAB, el presupuesto constituye una de las tareas fundamentales de nuestra planificación financiera. Facilita la gestión eficiente de nuestros ingresos y gastos, garantizando que dispongamos de los recursos requeridos para lograr nuestras metas a corto, mediano y largo plazo.
La planeación de presupuestos es mucho más que un ejercicio financiero; es el pilar sobre el cual se construye el éxito de la gestión financiera de una pyme. Aquí lo básico a tener presente. Imagen de freepik.com.
En esta guía, te llevaremos paso a paso por el proceso de crear un presupuesto para 2025 que se ajuste a la realidad de tu negocio. Compartiremos consejos prácticos, estrategias para optimizar recursos y claves para mantener el rumbo incluso en tiempos inciertos.
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¿Qué es un presupuesto empresarial?
Es una hoja de ruta de los ingresos y gastos que presenta una empresa en un periodo de tiempo determinado, cuyo objetivo esencial es servir como plan de orientación para la toma de decisiones pero también para administrar los recursos y permitir fijar objetivos financieros precisos.
En este sentido, se trata de una aplicación de la planeación de presupuestos de modo que se convierte en la herramienta fundamental para producir el plan de presupuesto, asegurando la calidad de las proyecciones y la adecuación de éstas a los objetivos estratégicos de la empresa.
Tal como explica HubSpot, un presupuesto es significativo para planear los recursos económicos de cara a las actividades de la empresa, y también para prever los ingresos a obtener, bien sea en el marco de un nuevo proyecto de negocio o bien en el marco de una empresa ya establecida.
Tipos de presupuesto empresarial
Hay diversidad de tipos de presupuestos empresariales, los cuales pueden clasificarse de acuerdo con los períodos previstos para su ejecución y a su peso en el conjunto de la empresa o son específicos de un determinado departamento o actividad.
Los tipos de presupuestos según el período temporal
- Presupuesto a corto plazo: Abarca plazos menores de un año, meses o trimestres. Se utiliza para administrar la actividad cotidiana y para mantener control sobre los gastos inmediatos.
- Presupuesto a mediano plazo: Abarca plazos entre uno y tres años. Permite a la empresa elaborar los presupuestos de actividades específicas como lanzamientos de producto o expansiones moderadas de la empresa.
- Presupuesto a largo plazo: Proyecta plazos superiores a tres años. Permite a la empresa definir las estrategias de crecimiento, las inversiones que va a llevar a cabo y los objetivos a largo plazo.
Los tipos de presupuestos según el alcance
- Presupuesto general: También llamado presupuesto maestro, abarca el total de los aspectos de la empresa (ventas, costes, inversiones, flujo de caja). Proporciona una imagen completa sobre la situación financiera de la misma.
- Presupuesto operativo: Abarca las actividades cotidianas (ventas, producción, gastos operativos).
- Presupuesto financiero: Incluye las previsiones sobre la obtención de los recursos financieros y la utilización de los mismos (préstamos, inversiones).
- Presupuesto de inversiones: Presupone los recursos dedicados a activos fijos, hacia los proyectos concretos (máquinas, apertura de nuevas oficinas).
La elección del tipo de presupuestación para las pymes, vendrá marcada por las necesidades y las características de cada una de las pymes en concreto. La combinación de diferentes tipos de presupuestos podría proporcionar imágenes más completas y detalladas de la situación financiera.
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¿Cuáles son los objetivos de la planeación de presupuestos empresarial?
La finalidad primera y última del presupuesto empresarial es convertirse en un instrumento de planificación, control y seguimiento que contribuya a la empresa a maximizar la gestión de los recursos financieros. Entre los objetivos más destacados se pueden enumerar los siguientes:
- Planificar ingresos y gastos: En este sentido, el presupuesto permite anticipar los flujos de dinero.
- Controlar los recursos: El presupuesto permite llegar a conocer cómo se utilizan los recursos, evaluando así los gastos innecesarios, para poder ajustarse a los objetivos estratégicos.
- Tomar decisiones: Por lo que el presupuesto constituye una fuente de datos claros en lo que se refiere a la situación financiera, lo que favorece la toma de decisiones adecuadas.
- Identificar riesgos: Además ello, el presupuesto permite prevenir riesgos financieros, formando una serie de planes de contingencia de cara a poder prevenirlos de cara a poder prevenirlos como pueden ser los faltantes de ingresos, etc.
- Medir el desempeño: También podemos entender el presupuesto empresarial como una especie de documento de referencia, puesto que permite comparar los resultados reales en relación con los proyectados, para poder tener una idea del avance hacía las metas coordinadas.
- Impulsar el crecimiento: Al tener el presupuesto como documento básico, se favorece la priorización de proyectos-piloto y la asignación de recursos estratégicos en la forma necesaria para llegar a garantizar cierta forma de desarrollo sostenible.
El presupuesto de empresa no es simplemente un documento contable, sino que es una orientación que acompaña a la toma de decisiones de tipo financiero dado en función de la visión y objetivos de la empresa.
¿Cómo preparar la planeación de presupuesto anual de mi negocio?
De acuerdo a UNIR, para llevar a cabo cualquiera de los tipos de presupuestación de pymes en México que se han comentado con anterioridad, debemos seguir un conjunto de pasos para proceder. Las fases a seguir son las siguientes:
- Determina tu situación actual: Verifica ingresos, gastos y resultados del ejercicio anterior; extrae pautas, áreas de mejora y oportunidades de ahorro.
- Establece unos objetivos claros: Determina unos objetivos económicos concretos (aumentar ventas, disminuir gastos, invertir en nuevos proyectos, etc.).
- Proyecta ingresos: Efectúa una proyección fiel de la marcha de las ventas, teniendo en cuenta las ventas anteriores, las tendencias del mercado y las posibles modificaciones que pueden alterarse de tus productos o servicios;
- Escalona los gastos: Clasifica los gastos en fijos (alquileres, nóminas, etc.) y en variables (materias primas, publicidad, etc.).
- Incorpora un fondo para imprevistos: Calcula el flujo de caja: el ingreso debe ser superior al gasto; si no lo es, modifica las prioridades o busca nuevas fuentes; ponlo en marcha y contrólalo.
Haz uso de las herramientas de gestión para que cada cierto tiempo verifiques lo que ha sucedido en la realidad en comparación al presupuesto, esto te proporcionará la posibilidad de ajustar en tiempo real.
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¿De qué fuentes se obtiene la información de la planeación de presupuesto empresarial?
Las fuentes de información necesarias para la formulación del presupuesto empresarial son abundantes y se hallan muy influenciadas por el tamaño y la complejidad de la empresa. Abajo se encuentran unas cuantas de las más habituales:
- Informes históricos: Son la base sobre la cual se hacen las proyecciones. Incluyen los estados financieros anteriores, así como los informes de ventas, los gastos, el inventario y el flujo de caja.
- Informes de mercado: Así como el estudio de mercado, el análisis de la competencia, las tendencias del sector y las previsiones económicas.
- Presupuestos anteriores: Constituyen el punto de partida y que permiten detectar patrones y oportunidades de mejora.
- Información procedente de los departamentos: Cada uno aporta la información específica sobre sus necesidades y previsiones.
- Software de gestión empresarial: Herramientas informáticas que permiten recoger, gestionar, analizar y consolidar la información financiera de la empresa.
- Información externa: Inclusión de datos procedentes de proveedores, clientes, bancos, análisis de mercado, indicadores económicos y de una gran variedad más de fuentes.
Planeación de presupuestos – Aspectos relevantes a tener en cuenta
La información para la formulación de un presupuesto empresarial puede proceder de fuentes internas y externas. A través de la combinación de la información y un análisis exhaustivo se puede formular un presupuesto realista que sirva de guía para la toma de las decisiones en la empresa.
La planificación del presupuesto de la empresa debe contemplar aspectos clave para asegurar la precisión. Las prioridades más importantes son:
Definición de objetivos: Establece objetivos específicos y medibles para el año. ¿Aumentarás las ventas, reducirás los costos, lanzarás nuevos productos? Los ejes de objetivos te definirán las decisiones presupuestarias.
Análisis histórico: Estudia la información financiera de años anteriores. De esta manera, ayudarás a identificar las tendencias, las fortalezas y debilidades, y realizarás estimaciones precisas.
Factores externos: Considera el entorno económico, el ambiente competitivo, las regulaciones gubernamentales y otros factores que puedan perjudicar tu negocio.
Inflación: Piensa en la subida general de los precios para ajustar tu información presupuestaria de gastos.
Incertidumbre: Imagina posibles escenarios y guarda opciones de trabajo de emergencia para hacer frente a circunstancias imprevistas.
Flexibilidad: El presupuesto debe ser ajustable a los cambios del mercado. Conviene incorporar mecanismos para dar la posibilidad de hacer los ajustes pertinentes si lo necesitas.
Capacitación de todos: Todos los departamentos de tu empresa deben participar en la creación del presupuesto. Tú tienes que laborar el compromiso y la responsabilidad.
Tecnología: Aprovecha las herramientas informáticas para conseguir llevar a cabo el desarrollo, seguimiento y análisis del presupuesto.
Un presupuesto bien planificado no solo organiza tus finanzas, sino también te desarrolla, así como la estabilidad de tu negocio.
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Planeación de presupuestos para 2025 – La guía para Pymes: Pensamiento final
Análisis de entorno, objetivos claros, detalle de ingresos y egresos, monitoreo y ajustes; son pasos básicos en la planeación de presupuesto. ¿Aplicas este paso a paso en tu negocio? Imagen de Freepik.es.
La planificación de presupuestos es más que un simple ejercicio financiero; es la base en la que está edificado el éxito de una Pyme.
Un buen presupuesto permite conseguir decisiones estratégicas, dirigir con inteligencia los recursos y anticiparse a los desafíos potenciales en 2025.
Las empresas pueden conseguir una toma de decisiones más consciente a la vez que se adecuan a los desafíos del mercado estableciendo metas claras, controlando los gastos y optimizando los recursos.
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